○有田川町住民基本台帳ネットワークシステムセキュリティ規程
平成18年1月1日
訓令第12号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 セキュリティ組織(第3条―第7条)
第3章 入退室管理(第8条―第10条)
第4章 アクセス管理(第11条―第16条)
第5章 情報資産管理(第17条―第25条)
第6章 委託管理(第26条―第29条)
第7章 緊急時の対応(第30条・第31条)
第8章 雑則(第32条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)に規定する住民基本台帳ネットワークシステム(以下「住基ネット」という。)事務の管理及び執行に関して、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第66条第1項の規定に基づき、住基ネットのセキュリティを確保し、個人情報の保護を図ることについて必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令における用語の意義は、電気通信回線を通じた送信又は磁気ディスクの送付の方法並びに磁気ディスクへの記録及びその保存の方法に関する技術的基準(平成14年総務省告示第334号)に定めるところによる。
第2章 セキュリティ組織
(セキュリティ統括責任者)
第3条 本町における住基ネットのセキュリティ対策を総合的に実施するため、セキュリティ統括責任者を置く。
2 セキュリティ統括責任者は、副町長をもって充てる。
3 セキュリティ統括責任者を補佐するセキュリティ副統括責任者を置き、総務政策部長、住民税務部長及び福祉保健部長をもって充てる。
(システム管理者)
第4条 住基ネットの適切な管理を行うため、システム管理者を置く。
2 システム管理者は、企画調整課長をもって充てる。
(セキュリティ責任者)
第5条 住基ネットを利用する部署においてセキュリティ対策を実施するため、セキュリティ責任者を置く。
2 セキュリティ責任者は、住民課長、やすらぎ福祉課長、住民福祉室長をもって充てる。
(セキュリティ会議)
第6条 セキュリティ統括責任者は、住基ネットのセキュリティ対策を審議するためセキュリティ会議を招集するとともに、その議長を務める。
2 セキュリティ会議は、セキュリティ統括責任者及びセキュリティ副統括責任者のほか、次に掲げる者をもって組織する。
(1) システム管理者
(2) セキュリティ責任者
3 セキュリティ会議は、次に掲げる事項を審議する。
(1) 住基ネットのセキュリティ対策の決定及び見直し
(2) 前号のセキュリティ対策の遵守状況の確認
(3) 監査の実施
(4) 教育及び研修の実施
4 議長は、前項各号に掲げる事項のうち重要と認められるものを審議するときは、有田川町個人情報保護・情報公開審査会条例(令和4年有田川町条例第27号)第2条第1項に規定する有田川町個人情報保護・情報公開審査会(以下「審査会」という。)の意見を聴くものとする。
5 議長は、必要と認めるときは、関係職員の出席を求め、その意見又は説明を聴くことができる。
6 セキュリティ会議の庶務は、住民課において処理する。
(関係部署に対する指示等)
第7条 セキュリティ統括責任者は、セキュリティ会議の結果を踏まえ、関係部署の長に対し指示し、又は教育委員会等に対し必要な措置を要請することができる。
第3章 入退室管理
(入退室管理者)
第8条 入退室管理者は、住基ネットの磁気ディスク、データ、セキュリティ情報等の保管室及びサーバ、ネットワーク機器及び重要機器の設置室にあっては企画調整課長、端末の設置室(住民課窓口、やすらぎ福祉課窓口、住民福祉室窓口)にあっては住民課長をもって充てる。
2 前項に定める保管室及び設置室は、施錠することにより盗難又は不正侵入を防御する機能を有しなければならない。ただし、端末の設置室においては、構造上施錠が不可能なため事前に許可を得た入室者に名札の着用を義務づけて明確に識別するものとする。
3 入退室管理者は、第1項に規定する保管室等へ事前に許可をしたもの以外の者を入室させてはならない。
(管理簿の作成)
第9条 入退室管理者は、前条第3項の入退室管理を実施するため入退室管理表を作成し、これを保存するものとする。
(指示)
第10条 セキュリティ統括責任者は、適切な入退室管理が行われているかどうか、入退室管理者から報告を聴取し、調査を行い、必要な指示を行うものとする。
第4章 アクセス管理
(アクセス管理を行う機器)
第11条 次に掲げる住基ネットの構成機器について、データの適正な管理を実現するため、アクセス管理を行う。
(1) コミュニケーションサーバ
(2) 統合端末
2 前項のアクセス管理は、照合情報認証又は照合暗証番号により操作者の正当な権限を確認すること並びに操作履歴を記録することにより行うものとする。
(アクセス管理責任者)
第12条 前条のアクセス管理を実施するため、アクセス管理責任者を置く。
2 アクセス管理責任者は、企画調整課長をもって充てる。
(照合情報認証又は照合暗証番号)
第13条 アクセス管理責任者は、照合情報認証又は照合暗証番号(住基ネット操作者の身体状況等が照合情報認証に適さない場合において、業務に必要な認証を受けるために利用する暗証番号をいう。以下同じ。)に関し、次に掲げる事項を実施する。
(1) 照合情報認証及び照合暗証番号の管理方法を定めること。
(2) 照合情報認証又は照合暗証番号の登録により操作権限を付与する操作者及び操作権限の種別について、住基ネットを利用する部署のセキュリティ責任者と協議して定めること。
(3) 操作者の登録管理簿を作成すること。
(操作者の責務)
第14条 操作者は、照合情報認証又は照合暗証番号の管理方法を遵守しなければならない。
(操作履歴の記録)
第15条 アクセス管理責任者は、操作履歴について、7年前までさかのぼって解析できるよう保管するものとする。
(オペレーティングシステムの管理)
第16条 アクセス管理責任者は、第11条のアクセス管理を実施するほか、住基ネットに係る構成機器のオペレーティングシステムについて、必要なセキュリティ対策を実施する。
第5章 情報資産管理
(情報資産管理)
第17条 住基ネットの情報資産(住基ネットに係るすべての情報並びにソフトウェア、ハードウェア、ネットワーク及び磁気ディスクをいう。以下同じ。)について、管理責任者を置く。
2 前項の情報資産のうち、本人確認情報(記録データ、出力帳票及び個人番号カード等)の管理責任者(以下「本人確認情報管理責任者」という。)は住民課長、やすらぎ福祉課長、住民福祉室長をもって充て、これら以外のデータ並びにソフトウエア、ハードウエア、ネットワーク及び時期ディスク等の情報資産の管理責任者(以下「情報資産管理責任者」という。)は企画調整課長をもって充てる。
(本人確認情報管理責任者)
第18条 本人確認情報管理責任者は、本人確認情報を取り扱うことができる者を指定するものとするとともに、当該本人確認情報の漏えい、滅失及びき損の防止その他の当該本人確認情報の適切な管理のための必要な措置を講じなければならない。
2 本人確認情報管理責任者は、本人確認情報の記録されたサーバに係る帳票及び個人番号カード等の管理方法を定めるものとする。
(情報資産管理責任者)
第19条 情報資産管理責任者は、当該情報資産の管理方法を定めるものとする。
2 情報資産管理責任者は、住基ネットに係る処理における機密性、正確性及び継続性を確保するため、次の措置を講ずる。
(1) ソフトウエアの適正な管理を行い、不正アクセスの防止及び障害対策等の措置を講ずる。
(2) ハードウエアの適正な管理を行い、不正アクセスの防止及び障害対策の措置を実施するとともに、電源対策、空気調和対策、防災対策、防犯対策等の措置を講ずる。
(3) ネットワークの適正な管理を行い、不正アクセスの防止及び障害対策等の措置を実施するとともに、電源対策、空気調和対策、防災対策、防犯対策等を講ずる。
(4) 情報資産管理簿等の適正な管理については要領・手順書等に定めるものとする。
3 情報資産管理責任者は、操作者の認証等により、本人確認情報の処理に係る電子計算機及び端末装置を設置する場所の入出場の管理、その他これらの施設への不正なアクセスを予防するために入退室管理責任者と協議を行い、その措置を講ずる。
(本人確認情報の管理方法)
第20条 本人確認情報管理責任者は、当該情報資産の管理方法(操作者の指定を含む)を定めるものとする。
2 本人確認情報管理責任者は、不正アクセス又は不正アクセスのおそれがあり、本人確認情報の漏えいや毀損等の被害を受けるおそれがある場合には、本人確認情報の保護を第一優先とし、ネットワークの遮断等の対応の判断を行うとともに、できるだけ速やかに改善措置を講ずるものとする。
(本人確認情報の取扱方法)
第21条 職員は、本人確認情報を取り扱う際、以下の項目に留意する。
(1) 統合端末の画面情報に関する留意項目
ア ディスプレイを、来庁者等に画面を見られることがないよう設置する。
イ ディスプレイに、斜視防止フィルタを適用する等の覗き見防止措置を行うこと。
※ タッチパネルを利用した入力に関しては、タッチパネル画面からも本人確認情報等が第三者から確認できないように配慮を施すこと。
ウ 画面を長時間表示させない。
※ スクリーンセーバの起動までの時間を適宜設定し、解除にパスワードの入力が要求されるよう設定する。
※ 市区町村統合端末等には職員通知用ステータスの点灯通知等があるため、定期的にスクリーンセーバを解除して確認すること。
(2) 本人確認情報の入力、削除及び訂正時の留意項目
ア 入力、削除及び訂正を行った者以外の者が、入力、削除及び訂正した内容を確認する。
イ 本人確認情報の入力・削除及び訂正から確認に至るまでを2人の担当者にて行うこと。
ウ 入力、削除及び訂正に用いた帳票等は、シュレッダー等で廃棄する。また、帳票の内容によっては、本人確認情報変更管理簿に記載し、施錠可能な書庫等に施錠保管する。
エ 訂正は、本人確認情報管理責任者の許可を得てから行い、訂正した内容の記録を1年間、施錠可能な書庫等に施錠保存する。
オ 本人確認情報をメモに書き込む及び端末にテキスト文書として保存したりしない。
カ 本人確認情報の入力、削除及び訂正を行った際、実施月日、実施者、処理内容の記録を残していること。
(3) 本人確認情報の検索・抽出時の留意項目
ア 業務上必要のない検索は行わない。
イ 事前に、検索・抽出条件を明確にする。
ウ 検索・抽出の結果によってディスプレイ上に表示された本人確認情報について、基本的には画面のハードコピーを取らない。必要があってハードコピーを取る場合は、事前に本人確認情報管理責任者の承認を得て、その記録を残す。
(4) 離席時の留意項目
ア 業務アプリケーションを必ずログオフ又は終了させる。
イ 離席時に終了する場合でも、サーバの運用時間中は、端末1台は終了させないこと。
(5) 大量に本人確認情報を出力する場合の留意項目
ア 大量に本人確認情報を出力することは基本的に実施しない。必要があって、大量に本人確認情報を出力する場合は、事前に本人確認情報管理責任者の決裁・承認を得て、その記録を残す。
イ 大量を定義する印刷物(整合性確認処理時のファイルへの出力数)等の量は20人以上とする。
(本人確認情報の取扱に係る実施状況の確認)
第22条 本人確認情報の取扱に係る実施状況の確認は次のとおりとする。
(1) 確認者：本人確認情報管理責任者
(2) 確認時期月1回以上
(3) 確認内容
以下の項目について確認し、その結果を記録する。
・前条の留意項目について、実際の業務の中で遵守されていること
・操作ログに、業務上必要の無い操作履歴が残っていないこと
・業務上必要のない検索又は抽出が行われていないことについて、担当者へのヒアリングにより確認していること
(本人確認情報に係る帳票の管理方法)
第23条 本人確認情報に係る帳票の管理方法は次のとおりとする。
(1) 管理対象とする帳票
管理対象とする帳票を以下のとおり定める。
項番 | 帳票名称 |
1 | 広域交付住民票 |
2 | 転出証明確認書 |
3 | 転入通知確認書 |
4 | 住民票コード通知票 |
5 | 住民票コード変更通知票 |
6 | 住民票の写しの広域交付・転入出(住基カード)処理件数一覧表 |
7 | 住民票コード要求・付番処理件数一覧表 |
8 | 本人確認情報更新処理件数一覧表 |
9 | 本人確認情報整合結果リスト |
10 | 本人確認情報リスト |
11 | 住民票の写しの広域交付・転入出(住基カード)処理件数年合計一覧表 |
12 | 住民票コード要求・付番処理件数年合計一覧表 |
13 | 本人確認情報更新処理件数年合計一覧表 |
14 | 戸籍附票記載事項通知処理件数一覧表 |
(2) 帳票管理簿による管理
本人確認情報管理責任者は、以下の項目を記録するための帳票管理簿を作成し、帳票の出力、保管、廃棄等を行う際、職員に必要項目を記録させる。
ただし、住民からの申請書に基づき、住民に交付する部数のみを印刷する場合は、住民からの申請書が管理対象であり、出力は管理対象外とする。
ア 出力に関する項目
・帳票の内容(数量及び内訳)
・出力年月日
・出力する職員の氏名及び所属部署名
・使用理由
・管理者の承認
・使用の際の注意項目
イ 保管に関する項目
・保管場所
・保管期間
ウ 廃棄に関する項目
・廃棄年月日
・廃棄する職員の氏名及び所属部署名
・廃棄理由
・管理者の承認
・廃棄方法
(3) 出力時の留意事項
ア 職員は、出力装置を、来庁者等に出力帳票を見られないように設置する。
イ 職員は、帳票を出力した際、出力装置上に放置せず、速やかに回収する。
ウ 職員は、出力装置を適時確認し、帳票が放置されている場合は以下の措置を行う。
・出力した職員を特定して注意する。
・長時間放置されたものは廃棄する。
(4) 保管時の留意項目
職員は、帳票を保管する際、以下の項目に留意する。
ア 施錠可能な書庫等に保管し、権限のない者がアクセスできないようにする。鍵は管理者が管理する。
イ 帳票管理簿についてもアと同様とする。
(5) 廃棄時の留意項目
ア 事前に、管理者の承認を得てから廃棄する。
イ 帳票の内容を読み出せないよう焼却、裁断、溶解等により廃棄する。
ウ 廃棄状況を帳票管理簿に記録して管理者へ報告する。
(本人確認情報に係る帳票受渡管理方法)
第24条 本人確認情報に係る帳票の受渡に関する管理方法は次のとおりとする。
(1) 帳票受渡管理簿による管理
管理者は、以下の項目を記録するための帳票受渡管理簿を作成し、帳票を利用する際、職員に必要項目を記録させる。
・帳票名
・利用者
・利用目的
・利用月日
・返却予定月日
・利用場所
・返却月日
・管理者の確認
(2) 受渡者の留意項目
職員は、帳票を持ち出す場合は、以下の項目に留意する。
ア 帳票受渡管理簿に必要項目を記録して管理者の承認を得る。
イ 利用中は、保管場所と同等の安全を確保し、権限のない者がアクセス可能な場所に放置しない。
ウ 原則として、複写は行わない。
エ 帳票の盗難又は紛失時には、直ちに管理者へ報告する。
オ 返却の際、帳票受渡管理簿に必要項目を記録して管理者へ報告する。
(本人確認情報に係る帳票受渡実施状況の確認)
第25条 本人確認情報に係る帳票の受渡に関する実施状況の確認は次のとおりとする。
(1) 確認者：本人確認情報管理責任者
(2) 確認時期 月1回以上
(3) 確認方法
以下の項目について確認し、その結果を記入する。
・帳票管理簿に必要項目(帳票の内容、出力年月日、出力した職員の氏名等)が記録されていること
・帳票管理簿と現況が一致していること、紛失等はないこと
・出力装置が、来庁者等に出力された帳票を見られないよう設置されていること
・帳票及び帳票保管庫の鍵が施錠保管されており、権限のない者がアクセス可能な場所に放置されていないこと
・廃棄状況の記録が残っていること
第6章 委託管理
(委託を受けようとする者の管理体制等の調査)
第26条 住基ネットを管理し、又は利用する部署の長は、外部委託をしようとするときは、あらかじめ、委託を受けようとする者における情報の保護に関する管理体制等について調査するものとする。
(外部委託の承認)
第27条 住基ネットを管理し、又は利用する部署の長は、外部委託をしようとするときは、委託する事務の内容、理由及び情報の保護に関する事項等について、あらかじめ、セキュリティ会議の審議を経て、セキュリティ統括責任者の承認を得なければならない。
(委託契約書への記載事項)
第28条 外部委託に係る契約書には、情報の保護に関し、次に掲げる事項を明記しなければならない。
(1) 再委託の禁止又は制限に関する事項
(2) 情報が記録された資料の保管、返還又は廃棄に関する事項
(3) 情報が記録された資料の目的外使用、複製、複写及び第三者への提供の禁止に関する事項
(4) 情報の秘密保持に関する事項
(5) 事故等の報告に関する事項
(受託者の管理状況の調査)
第29条 住基ネットを管理し、又は利用する部署の長は、必要に応じ受託者における当該外部委託に係るセキュリティ対策の実施状況について調査するものとする。
第7章 緊急時の対応
(安全管理)
第30条 町長は、個人情報の保護が適切に行われていないおそれがあると認めるときは、セキュリティ会議により国、他の地方公共団体、地方公共団体情報システム機構等の関係者に対し報告を求めさせるとともに、必要な調査を行わせるものとする。
2 町長は、セキュリティ会議の報告及び調査の結果、個人情報の保護が適切に行われていないと認めたときは、直ちに住基ネットを切り離すなど必要な措置を講じるものとする。この場合において、町長は、審査会及び和歌山県知事に報告するものとする。
3 住基ネットの構成機器等に障害等が発生したときは、システム管理者は、速やかに障害の経緯、状況等を調査し、和歌山県及び住基ネット全国センターに通報し、復旧のための必要な措置を講じるものとする。
第8章 雑則
(その他)
第32条 この訓令に定めるもののほか、住基ネットのセキュリティに関し必要な事項は、電気通信回線を通じた送信又は磁気ディスクの送付の方法並びに磁気ディスクへの記録及びその保存の方法に関する技術的基準(平成14年総務省告示第334号)、住民基本台帳カードに関する技術的基準(平成15年総務省告示第392号)、住民基本台帳ネットワークシステムのセキュリティ対策に関する指針(平成27年地方公共団体情報システム機構制定)、個人情報の保護に関する法律及び有田川町個人情報保護法施行条例(令和4年有田川町条例第26号)の定めるところによる。
附則
この訓令は、平成18年1月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第1号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年8月1日訓令第6号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成23年3月31日訓令第5号)
(施行期日)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成23年7月1日訓令第6号)
この訓令は、平成23年7月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日訓令第8号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成26年5月30日訓令第2号)
この訓令は、平成26年6月1日から施行する。
附則(平成27年12月22日訓令第6号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成28年2月8日訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成30年3月29日訓令第3号)
(施行期日)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月7日訓令第2号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。