○有田川町戸籍事務を取り扱う電子情報処理組織の管理運営規則
平成18年1月1日
規則第13号
(趣旨)
第1条 この規則は、有田川町の戸籍事務の電子計算機処理に係るデータの保護及び管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(対象とするデータ)
第2条 この規則で対象とするデータの範囲は、戸籍事務電子計算機処理に係るデータで入・出力帳票、検索データ、磁気ディスク等(以下「磁気ファイル」という。)をいう。
(保護管理者)
第3条 戸籍データの総括的管理を図るため、住民課に戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、住民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第4条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状況について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。
(取扱責任者)
第5条 保護管理者の事務の一部を取り扱わせるため保護管理者は、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、保護管理者が指名する。
(磁気ファイル及び入・出力帳票の管理)
第6条 取扱責任者は、データを記録している磁気ファイル及び入・出力帳票の保管について、名称、データ作成期日、保存期間等必要な事項を台帳に記録する等の方法により適正な措置を講じなければならない。
2 取扱責任者は、火災その他の災害及び盗難を防止するため磁気ファイルを住民課の所定の場所に保管する等の方法により適正な措置を講じ、その出し入れは取扱責任者が行うものとする。
3 取扱責任者は、不要となった入・出力帳票を速やかに裁断、焼却その他復元できない方法によって処分しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第7条 取扱責任者は、ドキュメント(システム設計書、プログラム説明書その他戸籍事務電子計算機処理に必要な仕様書をいう。)を常に最新の状態に維持し、所定の場所に保管する等の方法により適正な処置を講じなければならない。
(端末装置管理者の設置及び操作)
第8条 保護管理者は、端末機の管理及び適正な運用を図るため、端末装置管理者を置く。
2 端末装置管理者は、住民課住民班長をもって充てる。
3 端末機の操作は、戸籍担当職員が行うものとする。
4 端末機の操作は、業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出しデータその他戸籍に関するデータを、業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(システム運用)
第9条 保護管理者は、戸籍事務電子計算機処理の運用に際しては、プライバシー保護のため十分かつ慎重な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、端末機の操作に際して戸籍担当職員に対し個別のパスワードを設定し、そのパスワードを管理する管理パスワードを設定しなければならない。
3 管理パスワード及び個別パスワードは、保護管理者及び取扱責任者が管理し、それを秘密にしなければならない。
4 保護管理者は、入力データを戸籍届書及びその添付書類のうち戸籍事務処理に必要なものに限定し、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他法令に定めがない事項は入力データの対象にしてはならない。
5 戸籍事務電子計算機処理に係る業務は、外部委託してはならない。
6 保護管理者は、端末機を窓口から離れた場所に設置し、来庁者、他課の職員等外部の者に遺漏することのないよう配慮しなければならない。
7 職員の異動時には、直ちにパスワードを変更するものとし、また、そのパスワードは再使用を禁止する。
(戸籍データの保護)
第10条 戸籍事務電子計算機処理システムの内容を戸籍事務、戸籍附票事務及び人口動態事務の目的以外に利用してはならない。
2 戸籍データは、法令に定めがある場合を除き、外部に提供してはならない。また、プライバシーの保護のため十分配慮しなければならない。
(事故発生時の措置)
第11条 保護管理者は、電子計算機の設置場所及び磁気ファイル等の保管場所に重大な事故が発生したときは、速やかに事故の経緯、被害状況等を調査し、復旧のために必要な措置を講じなければならない。
(研修等の実施)
第12条 保護管理者は、戸籍事務を取り扱う職員に対し、電子計算機処理の利用及びシステムに関する必要な教育及び訓練を行わなければならない。
附則
この規則は、平成18年1月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日規則第6号)
(施行期日)
1 この規則は、平成24年4月1日から施行する。