○有田川町文書整理保存規程
平成18年1月1日
訓令第9号
(趣旨)
第1条 この訓令は、処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。
(整理)
第2条 完結文書は、別表に定める種別に従い次に定めるところにより、当該文書を扱う課等の長(以下「所管課長」という。)が整理するものとする。
(1) 完結文書は、法令の根拠又は業務処理の分野別に、会計及び予算に関する文書並びにその他の文書は会計年度別に、あらかじめ所管課において作成した分類基準表(様式第1号)により編集すること。
(2) 1冊の厚さが10センチメートルを超えるとき、又は完結文書の性質、形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。
(3) 2以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合において、保存年限及び種別に十分な考慮をはらうこと。
(4) 種別の異なる文書を一緒に編集した場合は、長期の種別の文書として取り扱うこと。
(5) 図面等で文書とともに編集製本のできないものは、箱又は袋等に名称、年度及び種別を様式第2号の例によって記載すること。
(種別及び保存年限)
第3条 完結文書の種別及び保存年限は、法令に特別の定めがあるものを除くほかは、別表のとおりとする。
2 前項の保存年限は、当該文書の完結した年度の翌年度の4月1日からそれぞれ起算する。
第4条 種別の決定が困難な完結文書は、所管課長がその種別を定めるものとする。
(保存)
第5条 所管課長が完結文書を編集し、保存するものとする。
第6条 職員は、保存文書を閲覧し、又は借用しようとするときは、閲覧(借用)表(様式第4号)を所管課長に提出してその許可を受けるものとする。
2 職員以外の者には、保存文書の閲覧は認めない。ただし、他の法令等の規定により文書の公開を行う場合は、この限りでない。
(借用期間)
第7条 借用期間は、7日以内とする。ただし、所管課長は、借用期間を延長し、又は短縮することができる。
(廃棄)
第8条 所管課長は、保存文書で保存期間を経過したものは、廃棄するものとする。
2 所管課長は、保存期間を経過した文書の内容が2以上の課に関係する場合は、当該関係課等の長と廃棄について協議しなければならない。
3 保存期間を経過した文書であっても、保存期間の延長が必要であると所管課長が認めたときは、一定期間を限り保存することができる。
4 所管課長は、保存期間を経過しないものであっても、保存の必要がなくなったと認めるときは、これを廃棄することができる。
(廃棄の手続)
第9条 廃棄する文書のうち秘密文書、印章その他転用されるおそれのあるものは、これを塗沫し、又は切り取らなければならない。
(文書庫等の管理)
第10条 所管課長は、文書庫等を常に整理し、火災、盗難、湿気、害虫等の予防に努めなければならない。
附則
この訓令は、平成18年1月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第1号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日訓令第6号)
この訓令は、平成24年4月1日より施行する。
別表(第2条、第3条関係)
完結文書の種別及び保存年限
種別 | 保存年限 |
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第1種 | 永久保存 | (1) 町議会の議決書及び議事録 (2) 条例、規則、告示、訓令、訓、達及び指令の原議及び関係書類 (3) 町広報 (4) 進退、賞罰、身分等の人事に関する書類 (5) 退職年金及び遺族年金に関する文書 (6) 褒賞に関する文書 (7) 不服の申立て、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書 (8) 調査及び統計で特に重要な文書 (9) 事務の引継ぎに関する重要な文書 (10) 財産及び町債に関する文書 (11) 町税徴収に関する文書 (12) 文書保存台帳 (13) 工事関係書類で特に重要なもの (14) 町の設置、分合、境界変更及び名称変更に関する文書 (15) 歳入歳出決算書 (16) 前各号に掲げるもののほか、永久保存の必要を認められるもの |
第2種 | 10年保存 | (1) 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書 (2) 認可、許可又は契約に関するもの (3) 原簿及び台帳 (4) 寄附受納に関する重要なもの (5) 予算、決算及び出納に関する帳簿並びに証拠書類 (6) 物品の出納簿 (7) 前各号に掲げるもののほか、10年保存の必要を認められるもの |
第3種 | 5年保存 | (1) 補助金に関する書類 (2) 調査、統計、報告、証明等に関するもの (3) 工事又は物品に関する書類 (4) 租税その他各種公課に関するもの (5) 前3号に掲げるもののほか、5年保存の必要を認められるもの |
第4種 | 3年保存 | (1) 消耗品及び材料に関する受払簿 (2) 当直日誌、出勤簿及び旅行命令簿等職員の勤務の実態を証するもの (3) 照会、回答その他往復文書に関するもの (4) 前3号に掲げるもののほか、3年保存の必要を認められるもの |
第5種 | 1年保存 | (1) 軽易な文書 |
