(趣旨)

第1条　この訓令は、処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。

(整理)

第2条　完結文書は、別表に定める種別に従い次に定めるところにより、当該文書を扱う課等の長(以下「所管課長」という。)が整理するものとする。

(種別及び保存年限)

第3条　完結文書の種別及び保存年限は、法令に特別の定めがあるものを除くほかは、別表のとおりとする。

第4条　種別の決定が困難な完結文書は、所管課長がその種別を定めるものとする。

(保存)

第5条　所管課長が完結文書を編集し、保存するものとする。

第6条　職員は、保存文書を閲覧し、又は借用しようとするときは、閲覧(借用)表(様式第4号)を所管課長に提出してその許可を受けるものとする。

(借用期間)

第7条　借用期間は、7日以内とする。ただし、所管課長は、借用期間を延長し、又は短縮することができる。

(廃棄)

第8条　所管課長は、保存文書で保存期間を経過したものは、廃棄するものとする。

(廃棄の手続)

第9条　廃棄する文書のうち秘密文書、印章その他転用されるおそれのあるものは、これを塗沫し、又は切り取らなければならない。

(文書庫等の管理)

第10条　所管課長は、文書庫等を常に整理し、火災、盗難、湿気、害虫等の予防に努めなければならない。