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住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度の概要

1・目的

 この制度は、住民票又は戸籍謄本などを第三者(本人等※1 の代理人及び本人等以外の者)に交付したとき、交付したことの通知が欲しいと事前に登録していた人に対して、その事実を通知するものです。
※1 本人等とは…(住民票関係)本人または本人と同一の世帯に属する者
          (戸 籍 関 係)本人、本人の配偶者、直系尊属または直系卑属

 本人通知をすることにより、不正請求の早期発見、事実関係の早期究明が可能になります。また、制度の導入により、不正請求が発覚する可能性が高まることから、不正請求を抑止する効果が期待されます。

◎この制度の利用は希望者に限るため、事前に登録が必要です。

2・ 施行日

平成23年4月1日

3・ 本人通知等制度の流れ(事前登録から通知、証明までの流れ)

①事前登録 通知を希望する人が事前に各窓口※2で登録します。
※ 各窓口/吉備庁舎:住民課、金屋庁舎:やすらぎ福祉課、清水行政局:住民福祉室・各出張所
②代理人・第三者からの請求

住民票の写し等の請求があれば、審査のうえ交付します。

③登録者への通知 事前登録者に、交付した事実を通知します。
④証明書の交付

交付した事実の証明が必要であれば、申請により証明を交付します。(有料)

※2 郵便等による事前登録の申請は、次のいずれかに該当する場合にすることができます。
 (1)事前登録希望者が疾病等により直接、申請することができない場合
 (2)他の市区町村に居住している場合

4・事前登録ができる方

①本町の住民基本台帳または戸籍の附票に記録されている人(住民基本台帳または戸籍の附票から除かれた人を含む。)

②本町が作成した戸籍に記録されている人(戸籍から除かれた人を含む。)ただし、死亡した人、失そう宣告を受けた人は対象としません。

 〈登録期間〉
  平成28年3月8日から登録期間を廃止しました。登録の廃止の申し出などがない限り、登録は継続されます。

  〈事前登録に必要なもの〉
  ○登録する方の本人確認書類(運転免許証・パスポート・個人番号カード等)
  ○代理人の場合は、委任状および登録する方と代理人の本人確認書類
  ○法定代理人の場合は、戸籍謄本等の資格を証明する書類および登録する方と法定代理人の本人確認書類

5・事前登録者に行う通知内容

 事前登録をした人の住民票の写し等を、本人等の代理人および第三者に交付した場合に、その事実のみを郵送で通知(有田川町住民票の写し等交付事実通知書)します。
 ただし、以下の場合を除きます。

  • 裁判および紛争に関わるもので、特定事務委任者(弁護士・司法書士等)が請求した場合
  • 公用による請求 〈通知の対象となる証明書(住民票の写し等)〉
<通知の対象となる証明書(住民票の写し等)>
  • 住民票の写し(消除された住民票を含む。)
  • 住民票記載事項証明書
  • 戸籍附票の写し(消除された戸籍附票を含む。)
  • 戸籍謄本および戸籍抄本(全部事項証明書および個人事項証明書)(除かれた戸籍を含む。)
  • 戸籍記載事項証明書(一部事項証明書)(除かれた戸籍を含む。)

◎「本人等以外の代理人や第三者」への交付の場合の交付事実の通知対象
1.住民票の写しの場合

  • 同一世帯内の世帯員は、本人からの委任状がなくても住民票等の写しを請求することができます。例えば、同一世帯内にある子が親の住民票を請求した場合などは「本人以外」への交付にはならず、通知の対象とはなりません。
  • 同居している親子、兄弟であっても、住民票の世帯が異なる場合は「本人以外」となり、 通知の対象になります。

2.戸籍謄本等の場合

  • 配偶者、直系尊属(父母祖父母等)、直系卑属(子、孫等)の者は、本人からの委任状がなくても、その者の戸籍謄本等を請求できます。例えば、妻が夫の戸籍抄本を請求した場合などは「本人以外」への交付にはならず、通知の対象とはなりません。
  • 同じ戸籍に記載されている者以外の者で、例えば兄弟でも婚姻等により別戸籍を編製している場合で、その戸籍謄本等を交付した場合は「本人以外」となり、通知の対象になります。

6・交付事実証明書

 交付事実の通知を受け、どのような証明書が交付されたか必要な方は、通知日から起算して30日以内に、窓口※3 で「交付事実証明書」の申請を行うことができます。

※3 郵便等により交付申請をするときは、下記の書類(本人確認書類はコピー)と証明書の交付に必要な手数料の
 定額小為替証書、返信用封筒(あて名を記載し切手を貼付)を同封してください。

<証明申請に必要なもの>

  • 有田川町住民票の写し等交付事実証明書交付申請書 (下記通知書と共に送付します)
  • 有田川町住民票の写し等交付事実通知書 (町からの通知書)
  • 登録者の本人確認書類
  • 代理人の場合は、委任状及び登録者と代理人の本人確認書類
  • 法定代理人の場合は、戸籍謄本などの資格を証明する書類及び登録者と代理人の本人確認書類

<証明書交付手数料> 1件 200円

<証明書に記載する内容>

  • 交付した年月日
  • 交付した住民票等の種別および通数
  • 本人等の代理人による交付の場合にあっては、その氏名及び住所
    ※交付の相手方は、本人等からの委任状を持参した代理人請求の場合を除き開示することができません。
     より詳しい情報が必要な場合は、個人情報保護条例に基づく開示請求をしていただくことになります。
     ただし、場合によって開示できない情報もあります。  

○ダウンロード(PDF形式)

本人通知制度事前登録申請書
本人通知制度事前登録(変更・廃止)申請書
住民票の写し等交付事実証明書交付申請書
代理人選任届

 平成28年3月8日から、登録期間を廃止しました。登録の廃止の申し出などがない限り、登録は継続されます。

このページに関するお問合せ先

【電話番号】 0737-52-2111(代)
吉備庁舎:住民課 住民班 Fax 0737-52-7066
金屋庁舎:やすらぎ福祉課 住民班 Fax 0737-32-3575
清水行政局:住民福祉室 住民税務班 Fax 0737-25-9001